Trong bối cảnh marketing hiện đại, việc lựa chọn đúng công cụ marketing đóng vai trò then chốt trong việc tối ưu nguồn lực, kiểm soát tiến độ và nâng cao chất lượng triển khai chiến dịch. Trên thị trường hiện nay có rất nhiều công cụ marketing hỗ trợ quản lý công việc, tuy nhiên bốn nền tảng nổi bật được sử dụng phổ biến nhất là Trello, Bitrix24, Notion và ClickUp. Mỗi công cụ quản lý marketing này đều sở hữu những ưu thế riêng, phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp và đặc thù hoạt động của từng đội ngũ.
Vậy đâu là tool marketing phù hợp nhất với team của bạn? Hãy cùng GIGAN Agency phân tích chi tiết từng lựa chọn để tìm ra công cụ tối ưu cho hoạt động quản lý chiến dịch.
Trello – Tool marketing đơn giản và trực quan
1. Giới thiệu tổng quan về Trello
Trello là một công cụ quản lý dự án và công việc hoạt động dựa trên phương pháp Kanban – một mô hình quản trị trực quan được sử dụng rộng rãi trong quản lý sản xuất và phát triển phần mềm. Với thiết kế dựa trên các bảng (boards), danh sách (lists) và thẻ (cards), Trello cho phép người dùng dễ dàng lập kế hoạch, tổ chức và theo dõi tiến độ của bất kỳ loại dự án nào, đặc biệt hiệu quả đối với các team làm việc theo mô hình cộng tác linh hoạt như đội ngũ marketing, truyền thông, nội dung hoặc sáng tạo.
Ra mắt từ năm 2011 và hiện thuộc sở hữu của Atlassian, Trello đã nhanh chóng trở thành một trong những công cụ quản lý dự án phổ biến toàn cầu, với hàng triệu người dùng từ cá nhân đến doanh nghiệp lớn.
2. Các tính năng nổi bật của Trello
2.1. Hệ thống bảng (Boards), danh sách (Lists) và thẻ (Cards)
Cấu trúc quản lý của Trello rất trực quan:
- Board đại diện cho một dự án hoặc không gian làm việc tổng thể. Ví dụ: một chiến dịch quảng bá sản phẩm mới, kế hoạch nội dung tháng, hoặc quy trình onboarding khách hàng.
- List là các cột dọc thể hiện các trạng thái hoặc giai đoạn công việc. Thường dùng để biểu diễn luồng công việc như “To Do – In Progress – Review – Done”.
- Card là đơn vị nhỏ nhất, đại diện cho một đầu việc cụ thể, trong đó người dùng có thể thêm mô tả chi tiết, đính kèm tài liệu, checklist, deadline, gán người phụ trách và bình luận.
2.2. Quản lý công việc theo thời gian thực
Trello hỗ trợ thao tác kéo – thả linh hoạt, cho phép di chuyển thẻ giữa các list để cập nhật tiến độ. Mọi thay đổi đều được đồng bộ tức thì, đảm bảo tính cập nhật và minh bạch cho tất cả thành viên tham gia.
2.3. Tích hợp và mở rộng tính năng qua Power-Ups
Trello cung cấp một hệ sinh thái các Power-Ups (tiện ích mở rộng) cho phép tích hợp với nhiều công cụ phổ biến như:
- Google Drive, Dropbox: đính kèm tài liệu từ cloud.
- Slack, Microsoft Teams: nhận thông báo và thảo luận công việc.
- Calendar View: trực quan hóa deadline theo dạng lịch.
- Custom Fields: thêm trường thông tin riêng như ngân sách, priority, campaign ID.
2.4. Tự động hóa với Butler
Trello cung cấp công cụ Butler giúp tự động hóa các quy trình lặp đi lặp lại. Người dùng có thể tạo rule đơn giản như:
- Khi thẻ được chuyển sang “Done” thì tự động gắn nhãn “Hoàn thành”.
- Khi đến deadline, hệ thống gửi email nhắc nhở.
Butler giúp tiết kiệm thời gian, giảm thao tác thủ công, nâng cao hiệu suất làm việc nhóm.
2.5. Quản lý thành viên và phân quyền
Trello cho phép phân quyền linh hoạt:
- Thành viên có thể được gán vào từng thẻ cụ thể.
- Quản trị viên có thể thiết lập vai trò: Admin, Member hoặc Observer.
Mỗi hành động được ghi lại trong lịch sử để đảm bảo tính minh bạch và kiểm soát tốt hơn quá trình cộng tác.
3. Ưu điểm và hạn chế của Trello
Ưu điểm:
- Giao diện trực quan, dễ học với người mới.
- Phù hợp với quy trình làm việc linh hoạt, không cứng nhắc.
- Dễ dàng triển khai ở cả cấp độ cá nhân lẫn nhóm.
- Có phiên bản miễn phí với đầy đủ chức năng cơ bản.
Hạn chế:
- Khi số lượng thẻ lớn hoặc dự án có cấu trúc phức tạp, bảng Trello có thể trở nên rối rắm.
- Không có tính năng báo cáo chuyên sâu (như biểu đồ Gantt, KPI dashboard) nếu không tích hợp công cụ ngoài.
- Thiếu chức năng phân cấp công việc (subtask) một cách rõ ràng như các công cụ chuyên biệt khác (ClickUp, Asana).
4. Trello phù hợp với ai?
Trello đặc biệt phù hợp với:
- Nhóm marketing nhỏ từ dưới 10 người, hoạt động linh hoạt, không yêu cầu hệ thống báo cáo hoặc phân tầng phức tạp.
- Freelancer, nhóm startup hoặc các đội content/social có quy trình sản xuất nội dung theo tuần/tháng, cần công cụ trực quan để theo dõi tiến độ.
- Doanh nghiệp đang trong giai đoạn thử nghiệm quy trình, muốn xây dựng hệ thống làm việc đơn giản, dễ triển khai, dễ thay đổi.
- Những team ưu tiên tính trực quan, thao tác nhanh, không yêu cầu tích hợp sâu với CRM hoặc hệ thống quản trị phức tạp.
Trello là lựa chọn lý tưởng khi yếu tố cộng tác, giao diện đơn giản và khả năng “nhìn thấy toàn cảnh công việc” là ưu tiên hàng đầu.
Bitrix24 – Tool marketing đa năng cho vận hành doanh nghiệp
1. Giới thiệu tổng quan về Bitrix24
Bitrix24 là một nền tảng tích hợp đa chức năng cung cấp giải pháp quản trị doanh nghiệp toàn diện, bao gồm: quản lý dự án, CRM, giao tiếp nội bộ, lưu trữ dữ liệu, quản trị nhân sự và tự động hóa quy trình. Được phát triển bởi Bitrix Inc. (Nga), công cụ này đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, hoặc các agency marketing có nhu cầu đồng bộ hóa toàn bộ quy trình vận hành trong một hệ thống duy nhất.
Khác với các giải pháp quản lý dự án đơn nhiệm như Trello hay Notion, Bitrix24 hướng đến việc tạo ra một hệ sinh thái số toàn diện, nơi mọi hoạt động liên quan đến khách hàng, nhân sự, tài liệu và tiến độ công việc đều được kiểm soát trong một nền tảng duy nhất.
2. Các tính năng nổi bật của Bitrix24
2.1. Quản lý công việc và dự án
Bitrix24 cung cấp đầy đủ công cụ quản lý nhiệm vụ ở các cấp độ khác nhau:
- Task và Subtask phân cấp rõ ràng
- Giao diện Kanban, Gantt Chart, Calendar giúp theo dõi linh hoạt
- Hệ thống nhắc việc, chấm điểm công việc, thiết lập deadline và ưu tiên
Đặc biệt, công cụ còn hỗ trợ Workgroups – nhóm làm việc dành cho các chiến dịch, sự kiện hoặc khách hàng cụ thể.
2.2. CRM tích hợp sẵn
Một trong những điểm mạnh nhất của Bitrix24 là CRM được tích hợp trực tiếp, cho phép quản lý toàn bộ quá trình chăm sóc khách hàng:
- Theo dõi lead, deal, contact, invoice
- Tự động hóa quy trình bán hàng (sales pipeline)
- Gửi email, gọi điện, nhắn tin và theo dõi lịch sử chăm sóc ngay trong CRM
Đây là tính năng mà hầu hết các công cụ như Trello, Notion, ClickUp không tích hợp trực tiếp.
2.3. Tự động hóa quy trình (Business Process Automation)
Người dùng có thể thiết lập quy trình tự động hóa theo sơ đồ dạng dòng chảy (workflow diagram), ví dụ:
- Khi khách hàng điền form → tạo lead mới → gán cho nhân viên phụ trách
- Khi task hoàn thành → tự động cập nhật trạng thái dự án và gửi báo cáo
2.4. Giao tiếp và cộng tác nội bộ
Bitrix24 tích hợp:
- Chat nội bộ (giống Slack)
- Gọi video/audio trực tiếp
- Tạo nhóm chat, kênh phòng ban
- Feed tin tức dạng mạng xã hội nội bộ
Điều này giúp giảm phụ thuộc vào các công cụ giao tiếp rời rạc như Zalo, Telegram, Gmail hoặc Drive.
2.5. Quản lý tài liệu và lưu trữ đám mây
Hệ thống Bitrix24.Drive cho phép lưu trữ tài liệu, phân quyền truy cập, chỉnh sửa đồng thời và liên kết chặt chẽ với các tác vụ trong dự án.
3. Ưu điểm và hạn chế của Bitrix24
Ưu điểm:
- Hệ sinh thái quản trị đa năng: task, CRM, chat, tài liệu, HR, email… tất cả trong một nền tảng.
- CRM mạnh mẽ và đầy đủ hơn nhiều công cụ khác.
- Hỗ trợ tự động hóa quy trình làm việc sâu rộng, phù hợp với các agency phát triển.
Hạn chế:
- Giao diện tương đối phức tạp với người dùng mới.
- Phiên bản miễn phí giới hạn tính năng, bản trả phí có chi phí cao nếu mở rộng số lượng user.
- Cần thời gian đào tạo nội bộ để sử dụng hiệu quả toàn bộ hệ thống.
4. Bitrix24 phù hợp với ai?
Bitrix24 đặc biệt phù hợp với:
- Doanh nghiệp marketing từ 10 người trở lên, có nhiều nhóm làm việc và quy trình đa tầng.
- Agency cần quản lý cả khách hàng, dự án, tài liệu, truyền thông nội bộ trong cùng một nơi.
- Đội nhóm muốn kết hợp CRM và quản trị công việc liền mạch mà không cần dùng nhiều công cụ rời rạc.
Notion – Công cụ marketing tích hợp cho đội sáng tạo
1. Giới thiệu tổng quan về Notion
Notion là một nền tảng quản lý thông tin “all-in-one” tích hợp ghi chú, quản lý công việc, cơ sở tri thức (wiki) và quản trị dự án. Khác với các công cụ chuyên biệt như Trello chỉ tập trung vào dòng công việc, Notion cung cấp một không gian làm việc linh hoạt, nơi mọi thành viên trong team có thể cộng tác, xây dựng nội dung, lưu trữ dữ liệu và điều phối dự án cùng lúc.
Được ra mắt năm 2016, Notion nhanh chóng trở thành một lựa chọn phổ biến trong cộng đồng startup và các đội sáng tạo nhờ khả năng tùy biến mạnh, hỗ trợ cấu trúc dữ liệu linh hoạt, đồng thời vẫn giữ được giao diện tối giản, hiện đại.
2. Các tính năng nổi bật của Notion
2.1. Cấu trúc trang và khối (Page & Block)
Toàn bộ nội dung trong Notion được xây dựng theo mô hình nested pages (trang lồng trang). Mỗi trang có thể chứa văn bản, bảng, lịch, danh sách, hình ảnh, video, hoặc các thành phần tuỳ chỉnh khác – gọi là các “block”.
Điều này cho phép xây dựng không gian làm việc có cấu trúc rõ ràng, từ cấp độ dự án đến từng chi tiết công việc.
2.2. Cơ sở tri thức nội bộ (Wiki)
Notion nổi bật với khả năng xây dựng wiki nội bộ – điều không có ở hầu hết các công cụ quản lý task khác. Các team có thể tạo:
- Tài liệu quy trình làm việc
- Hướng dẫn viết content, kế hoạch marketing mẫu
- Bộ tài nguyên hình ảnh, guideline thương hiệu, kịch bản quảng cáo…
2.3. Cơ sở dữ liệu (Database)
Các loại database linh hoạt như Table, Calendar, Board, Gallery và Timeline cho phép team quản lý thông tin theo nhiều góc nhìn. Ví dụ:
- Bảng quản lý nội dung theo tháng (table view)
- Lịch đăng bài (calendar view)
- Quy trình sản xuất (kanban board)
- Dòng thời gian chiến dịch (timeline view)
2.4. Hỗ trợ cộng tác hiệu quả
Người dùng có thể tag đồng nghiệp, thảo luận ngay trên từng khối nội dung, phân quyền đọc/ghi chỉnh sửa rõ ràng. Điều này biến Notion thành trung tâm cộng tác không chỉ cho quản lý công việc mà còn cho cả chia sẻ kiến thức.
3. Ưu điểm và hạn chế của Notion
Ưu điểm:
- Linh hoạt, dễ tuỳ chỉnh cho nhiều mục đích: ghi chú, quản lý task, tài liệu.
- Giao diện đẹp, hiện đại, phù hợp với các team sáng tạo.
- Thích hợp cho team content, branding, hoặc agency cần quản lý cả thông tin và công việc.
Hạn chế:
- Không phải công cụ project management chuyên sâu: thiếu các tính năng như Gantt chart, workload, automation.
- Nếu không tổ chức cấu trúc hợp lý, dễ dẫn đến rối loạn thông tin.
- Tốc độ tải chậm khi dữ liệu lớn hoặc dùng nhiều database lồng nhau.
4. Notion phù hợp với ai?
Notion đặc biệt phù hợp với:
- Team sáng tạo, content marketing, branding hoặc đội thiết kế cần một nền tảng linh hoạt để vừa quản lý công việc, vừa lưu trữ tài liệu, guideline, ý tưởng và cơ sở tri thức.
- Startup, agency nhỏ đến vừa muốn xây dựng hệ thống quản trị linh hoạt, tập trung nhiều vào tư duy tổ chức nội dung và cộng tác phi cấu trúc.
- Doanh nghiệp theo mô hình làm việc từ xa hoặc hybrid, cần một không gian làm việc số đơn giản để chia sẻ thông tin, tài liệu, checklist nội bộ.
- Các team ưu tiên tính tùy biến, giao diện đẹp, khả năng soạn thảo mạnh mẽ và không yêu cầu quy trình quản lý công việc theo hướng kiểm soát chặt chẽ.
ClickUp – Công cụ quản lý dự án toàn diện cho doanh nghiệp quy mô vừa và lớn
1. Giới thiệu tổng quan về ClickUp
ClickUp là một giải pháp quản lý dự án mạnh mẽ, tích hợp nhiều tính năng chuyên sâu từ quản lý task, tracking thời gian, tài liệu, quy trình làm việc đến đo lường hiệu suất. Không giống các công cụ đơn nhiệm, ClickUp hướng đến việc trở thành hệ sinh thái quản trị công việc “tất cả trong một”, lý tưởng cho các team marketing có quy mô vừa và lớn.
Ra đời năm 2017, ClickUp nhanh chóng chiếm lĩnh thị phần nhờ khả năng tùy biến cao và lượng tính năng đa dạng, cho phép đội nhóm quản lý công việc theo bất kỳ phương pháp nào – Agile, Scrum, Kanban hoặc dạng truyền thống.
2. Các tính năng nổi bật của ClickUp
2.1. Task Management đa cấp độ
Cấu trúc phân tầng: Workspace → Space → Folder → List → Task → Subtask giúp tổ chức công việc theo nhiều lớp, phù hợp với các chiến dịch có độ phức tạp cao.
Mỗi task có thể được:
- Gán deadline, người phụ trách, priority
- Đính kèm checklist, tài liệu, bình luận
- Tích hợp thời gian ước tính và báo cáo tiến độ
2.2. Chế độ hiển thị linh hoạt
ClickUp hỗ trợ nhiều chế độ xem khác nhau:
- List view: để quản lý công việc theo danh sách
- Board view (Kanban): phù hợp quản lý tiến độ
- Gantt chart: lập kế hoạch và theo dõi timeline dự án
- Calendar: theo dõi lịch trình, deadline
- Dashboard: tổng hợp báo cáo hiệu suất, khối lượng công việc, % hoàn thành
2.3. Tự động hóa quy trình (Automation)
Cho phép tạo các quy tắc tự động như:
- Khi trạng thái task là “Done” → chuyển sang folder khác.
- Khi tới deadline → gửi email hoặc thông báo.
2.4. Time Tracking và Goal Management
ClickUp tích hợp tính năng theo dõi thời gian trực tiếp trên task, giúp quản lý năng suất. Ngoài ra, hệ thống Goal cho phép thiết lập KPI cho từng chiến dịch hoặc cá nhân và theo dõi theo thời gian thực.
3. Ưu điểm và hạn chế của ClickUp
Ưu điểm:
- Tính năng toàn diện nhất trong các công cụ quản lý dự án.
- Hỗ trợ tốt khi có nhiều team cùng tham gia một chiến dịch.
- Phù hợp cho team có nhu cầu phân tích hiệu suất, báo cáo định kỳ và kiểm soát dòng công việc chặt chẽ.
Hạn chế:
- Giao diện có thể gây quá tải với người mới sử dụng.
- Quá nhiều tùy chọn khiến việc thiết lập ban đầu mất thời gian.
- Phiên bản miễn phí bị giới hạn số lượng tính năng nâng cao.
4. ClickUp phù với với ai?
ClickUp phù hợp với:
- Doanh nghiệp marketing từ 5-30 người, đặc biệt là các agency có quy mô vừa, vận hành nhiều chiến dịch đồng thời và cần chia nhỏ công việc theo cấp độ.
- Đội ngũ quản lý dự án chuyên nghiệp, yêu cầu hệ thống báo cáo tiến độ, phân bổ nguồn lực, KPI và đo lường hiệu suất chi tiết.
- Team đa chức năng (content, media, design, account) cần một nền tảng duy nhất để kết nối toàn bộ quy trình: từ ý tưởng – triển khai – báo cáo.
- Doanh nghiệp muốn kết hợp quản lý dự án, quản lý mục tiêu (Goal/KPI), dashboard phân tích, và tự động hóa quy trình làm việc ở mức cao.
Kết luận
Không có một công cụ marketing nào là hoàn hảo cho tất cả, nhưng chắc chắn sẽ có công cụ quản lý dự án phù hợp nhất với mô hình làm việc, quy mô nhân sự và mức độ phức tạp của chiến dịch tại mỗi doanh nghiệp.
- Trello phù hợp với các team nhỏ, startup hoặc cá nhân cần sự đơn giản, trực quan và dễ triển khai trong việc quản lý đầu việc.
- Notion là lựa chọn lý tưởng cho các đội ngũ sáng tạo và content marketing, nơi yêu cầu tính linh hoạt trong tổ chức thông tin, tài liệu và cơ sở tri thức.
- ClickUp đáp ứng hiệu quả các team marketing có cấu trúc rõ ràng, vận hành nhiều chiến dịch cùng lúc và cần báo cáo KPI hoặc tích hợp quản lý mục tiêu.
- Bitrix24 là giải pháp tool marketing tổng thể cho các doanh nghiệp đang tìm kiếm một nền tảng hợp nhất giữa quản lý công việc, CRM, tài liệu và truyền thông nội bộ.
Việc lựa chọn đúng công cụ marketing không chỉ giúp tối ưu hiệu suất làm việc nhóm, mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả vận hành, tiết kiệm chi phí và đảm bảo tính đồng bộ trong toàn bộ quy trình triển khai chiến dịch.
———————————
Cập nhật thêm các tin tức Marketing tại:
Facebook: Gigan JSC – Number Talks & Number Works
Youtubec: Gigan JSC
Tik Tok: Cuộc sống GIGAN
Ngoài ra, nếu doanh nghiệp bạn đang gặp khó khăn trong việc tối ưu quảng cáo Facebook, Google hoặc muốn tăng doanh số bán hàng nhưng chưa có được chiến lược. Hãy liên hệ ngay với GIGAN Agency, chúng tôi sẽ tư vấn và đưa ra giải pháp hiệu quả nhất. Liên hệ ngay: TẠI ĐÂY
